ในช่วงที่ภาวะเศรษฐกิจซบเซา องค์กรหลายแห่งงานเริ่มซาลง จึงมีเวลาพอที่จะหันกลับมามองในองค์กรของตนว่าควรต้องจัดระเบียบต่างๆ กันสักหน่อย การทำ Big Cleaning ส่วนใหญ่มักเริ่มที่ระบบบริหารงานบุคคล การพัฒนาบุคลากร การปรับปรุงกระบวนการทำงานภายใน หรือไม่ก็ระบบบริหารคุณภาพต่างๆ จะเห็นว่าไม่ว่าจะพูดถึงเรื่องใดๆ ก็ตาม มักหนีไม่พ้นกับการที่ต้องไปเกี่ยวข้องกับคนในองค์กรทั้งสิ้น

งาน HR ในปัจจุบัน มีความสำคัญต่อองค์กรมากขึ้นกว่าในอดีต เพราะปัจจุบันทรัพยากรบุคคลถือเป็นสิ่งที่มีค่าที่สุดขององค์กร HR จึงเปรียบเสมือนหุ้นส่วนทางธุรกิจ ซึ่งไม่ได้มีบทบาทเพียงแค่ คัดคนเข้า เอาคนออก ตรวจบัตรตอก ออกใบเตือน อย่างที่คนภายนอกเข้าใจอีกต่อไป

“Quisque eleifend ac magna eu sodales. Sed ullamcorper bibendum lectus sed scelerisque. Quisque non consequat orci. Vivamus eu ex id erat luctus congue ac et libero”

การจัดการงาน HR

  1. งานวางแผนกำลังคน กลยุทธ์ การบริหารบุคคล (HR planning)

คาดการณ์ความต้องการและวางแผนใช้ทรัพยากรมนุษย์ขององค์การไว้ล่วงหน้า ว่าต้องการบุคคลที่มีคุณสมบัติอย่างไร ระดับใด จำนวนเท่าใด เมื่อใด ด้วยวิธีการใด ต้องพัฒนาบุคคลให้มีความรู้ความสามารถอย่างไร จะควบคุมจำนวนทรัพยากรมนุษย์ในองค์การให้มีความเหมาะสมสอดคล้องกับการดำเนินงานขององค์การได้อย่างไร ตลอดจนการกำหนดนโยบายและระเบียบปฏิบัติต่างๆ เพื่อจะใช้ทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

  1. งานสรรหาและคัดสรรบุคลากร (Recruitment, Selection & Introduction)

วิเคราะห์หาความต้องการของงาน ว่าต้องการคนที่มีคุณสมบัติอย่างไร ลงประกาศรับสมัครงาน คัดกรองผู้สมัครเบื้องต้น นัดหมายสัมภาษณ์งาน ทดสอบด้วยเครื่องมือวิธีการต่างๆ ตรวจสอบบุคคลอ้างอิง เช็คประวัติย้อนหลัง กลั่นกรองผู้สมัครที่เข้าตาคัดเลือก แจ้งผลการสัมภาษณ์ ยื่นข้อเสนอจ้างงาน รับเข้าทำงาน ปฐมนิเทศพนักงาน และติดตามความคืบหน้าหลังรับเข้าทำงาน

  1. งานเอกสาร ระบบข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร เช่น HRIS Payroll (Personnel Administration)

จัดการข้อมูลระบบสารสนเทศด้านงานบุคคล ฐานข้อมูลพนักงาน ประวัติการทำงาน ข้อมูลคุณวุฒิ ข้อมูลประเมินการปฏิบัติงาน ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลการขาดงาน ข้อมูลการทดสอบการสรรหาและการคัดเลือกพนักงาน ข้อมูลร้องทุกข์ ข้อมูลวิเคราะห์ปัญหางาน และข้อมูลสำรวจทัศนคติในการทำงาน  รวมถึง ระบบบริการงานบุคคล การติดตามวัดประเมินผลในระบบ และเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานบุคคล เป็นต้น

  1. งานพัฒนาบุคลากร (Training & Development)

พัฒนาพนักงานให้มีความรู้ ทักษะ ประสบการณ์ และทัศนคติที่ดีขึ้น สามารถที่จะปฏิบัติหน้าที่ที่ยากขึ้นและมีความรับผิดชอบที่สูงขึ้นได้ โดยใช้วิธีการต่าง ๆ  เช่น  ฝึกอบรม ฝึกปฏิบัติการ ศึกษาดูงาน การสอนงาน (Job Instruction) การสอนแนะ (Coaching) การให้คำปรึกษา (Counselling) การมอบหมายหน้าที่ให้ทำเป็นครั้งคราว (Job Assignment) การให้รักษาการแทน (Acting) การโยกย้ายสับเปลี่ยนหน้าที่การงานเพื่อให้โอกาสศึกษางานที่แปลกใหม่ หรือการได้มีโอกาสศึกษาหาความรู้ และประสบการณ์จากหน่วยงานอื่น (Job Rotation) เป็นต้น

  1. งานประเมินผลงาน ให้รางวัล (Performance & Reward Management)

ออกแบบ พัฒนาและวางแผนด้าน Performance Management ที่สอดคล้องกับลักษณะและทิศทางขององค์กร และสามารถนำแผนงานไปปฏิบัติใช้จริงทั้งองค์กร ตลอดจนติดตามและประเมินผลความคืบหน้าของงานเพื่อจัดทำรายงานและข้อเสนอแนะเสนอผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งประมวลผล วิเคราะห์ข้อมูล เพื่อสะท้อนภาพการบริหาร ด้าน Performance Management ขององค์กร รวมถึงการวางแผนการให้รางวัลพนักงาน ทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่ใช่ตัวเงิน

  1. งานบริหารจัดการผู้มีความสามารถโดดเด่น (Talent Management)

สรรหาคนเก่งการคัดเลือกหรือระบุคนเก่งขององค์กร พัฒนาคนเก่ง บริหารและจูงใจคนเก่ง  รักษาคนเก่งไว้ในองค์กร เพื่อรักษาประสิทธิภาพขององค์กร ลดอัตราสูญเสียบุคลากรที่มีความรู้และประสบการณ์ และนำมาซึ่งความได้เปรียบในการแข่งขันที่ยั่งยืน เพราะการมีคนเก่งในองค์กรปัจจัยสำคัญที่มีอิทธิพลต่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กร และบุคคลเหล่นี้จะถูกคาดหวังให้เป็นผู้นำ หรือผู้บริหารระดับสูงขององค์กรในอนาคต

  1. งานวางแผนสืบทอด ความก้าวหน้าทางอาชีพ (Succession & Career Planning)

จัดทำแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan) ซึ่งเป็นผังของผู้บริหารระดับรองลงไปที่พร้อมจะรับตำแหน่งหลักแทนเจ้าของตำแหน่งเดิมในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับแผนการจัดการทรัพยากรบุคคลขององค์กร และวางแผนเกี่ยวกับสายอาชีพของพนักงานตามความสนใจของพนักงาน ตามขีดความสามารถของพนักงาน ศึกษาและสำรวจตำแหน่งงานต่างๆ ตลอดจนโอกาสที่จะเจริญก้าวหน้าในองค์กร กำหนดจุดมุ่งหมายที่พนักงานและองค์กรปรารถนาทั้งในระยะสั้น ระยะปานกลาง และระยะยาว ฝึกอบรมแนะแนวทางการพัฒนาสำหรับพนักงานนั้น ๆ

  1. งานแรงงานสัมพันธ์ ความปลอดภัย (Labour Relations)

ดูแลงานด้านระเบียบวินัยและกฎหมายแรงงาน จัดทำระเบียบข้อบังคับพนักงาน สื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงระเบียบข้อบังคับของบริษัท สอบสวนการกระทำความผิดและลงโทษพนักงาน เจรจาต่อรองกับสหภาพแรงงาน รับและตอบสนองต่อข้อเรียกร้องของพนักงาน ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานอื่น ๆ รวมทั้ง ดูแลงานด้านการส่งเสริม ความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงานกับพนักงานและพนักงานกับบริษัท ส่งเสริมกีฬาภายในบริษัท จัดงานเลี้ยงสังสรรค์เนื่องในโอกาสพิเศษต่าง ๆ จัดทำวารสาร บอร์ดประชาสัมพันธ์ข้อมูลต่างๆ ภายในบริษัท การจัดกิจกรรมร่วมกันภายนอกบริษัท เป็นต้น

เจ้าของกิจการในหลายประเภทธุรกิจ ซึ่งส่วนใหญ่เป็นธุรกิจครอบครัว (Family Business) ที่มีรุ่นพ่อกำลังจะส่งมอบธุรกิจไปยังรุ่นลูกที่มักจบการศึกษามาจากต่างประเทศ มีแนวคิดสมัยใหม่ ต้องการเปลี่ยนโฉมองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งการปรับปรุงระบบการบริหารและพัฒนาบุคลากร (HRM & HRD System)

ซึ่งรุ่นพ่ออาจมองว่าเป็นสิ่งที่สิ้นเปลืองเงินทอง จับต้องไม่ได้ เราจ่ายค่าแรงให้เขาตรงเวลาครบถ้วนทุกบาททุกสตางค์ก็จบแล้ว จะมาปรับปรุงพัฒนาอะไรกัน ที่เป็นอยู่ก็ดีอยู่แล้ว หลายองค์กรจึงพับโครงการด้าน HR ไป หันไปซื้อเครื่องจักรใหม่มาเพิ่มกำลังผลิตแทน เพราะจะได้ทำกำไรเยอะขึ้นและจับต้องได้มากกว่าเยอะ ส่วนเรื่องคนเอาไว้ก่อน ถ้าไม่ “เดือดร้อน” จริงๆ ก็คาดว่าไม่ต้องไปยุ่งเลยจะดีกว่า

ที่เป็นเช่นนี้ ใช่ว่าเขาไม่มีปัญหาเรื่องคนเลย แต่เขาอาจไม่รู้สึกก็ได้ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นรายวันในบริษัท เป็นปัญหาเรื่องคนเสียส่วนใหญ่ เช่น พนักงานในโรงงานผลิตของเสียจำนวนมาก ถามเหตุผลของพนักงานเหล่านี้ เขาจะตอบว่าเป็นเพราะเครื่องจักรล้าสมัย ต้องหยุดเดินเครื่องบ่อยๆ เลยทำให้เกิดของเสียเยอะ ทุกคนในฝ่ายผลิตต่างพูดเป็นเสียงเดียวกันตั้งแต่หัวหน้ายันลูกน้อง หากเจ้าของเชื่อก็คงหาซื้อเครื่องจักรที่ทันสมัยมาเพิ่ม จะได้ลดของเสีย

แต่ความเป็นจริงอาจเป็นเพราะพนักงานหน้าเครื่องขาดความรู้ความสามารถและทักษะในการควบคุมเครื่องจักร จึงทำให้เกิดของเสียมากมาย อย่างนี้แก้ที่เครื่องจักรหรือควรแก้ที่คน โดยธรรมชาติพนักงานมักไม่ยอมนับว่าเป็นที่ตัวเอง แต่มักจะโทษเครื่องจักรไม่ดีมากกว่า ปัญหานี้ถ้าจะให้วิเคราะห์ในเชิง HR สามารถแตกประเด็นได้หลายเรื่อง เช่น พนักงานไม่ได้รับการฝึกอบรม (On-the-Job Training) ไม่มีการสอนงาน (Coaching) หรือสรรหาคน (Recruitment) ไม่ได้ตามใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) และตามคุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specification) หรือพนักงานขาดสำนึกความเป็นเจ้าของ (Ownership) จึงปล่อยให้ของเสียเกิดขึ้นจำนวนมาก

สาเหตุทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่แก้ไขได้ถ้ามีการบริหารจัดการเรื่องคนที่ดี ทั้งในเรื่องการฝึกอบรม การสอนงาน การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) เพื่อกำหนดหน้าที่และคุณสมบัติประจำตำแหน่งที่ต้องการ เพื่อการสรรหาที่ถูกต้องตรงกับตำแหน่ง แทนที่จะไปซื้อเครื่องจักรใหม่น่าจะนำงบประมาณนั้นมาใช้ในการปรับปรุงเรื่องคนดีกว่าไหม

หันกลับมาดูกลุ่มองค์กรที่เริ่มรู้สึก “เดือดร้อน” เรื่องคนจริงๆ เขามีปัญหาอะไรกันจึงต้องว่าจ้างที่ปรึกษาเข้ามาศึกษาและวางระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้

สาเหตุของปัญหา

  • ระบบงานบุคคลไม่ชัดเจน ไม่มีทิศทาง
  • พนักงานขาดความรู้ความสามารถ ทำให้ทำงานได้ไม่เต็มที่
  • พนักงานไม่มีความสุขกับการทำงาน ไม่มีใจให้กับงานที่ทำ
  • การสื่อสารในองค์กรยังไปไม่ทั่วถึง เกิดข่าวลือ ข่าวโคมลอย เป็นประจำ
  • ขาดแคลนแรงงานระดับปฏิบัติการที่มีความรู้ ทักษะ และความสามารถ
  • สวัสดิการไม่จูงใจพนักงาน
  • อัตราการลาออกสูง มีทั้งสมัครใจไปเองและบริษัทเลิกจ้าง
  • ไม่มีระบบการประเมินผลงานที่ยุติธรรม
  • บริษัทให้นโยบายไปแล้วแต่ปฏิบัติไม่ได้
  • การบริหารงานแบบรวบอำนาจ
  • พนักงานไม่มีวินัยในการทำงาน
  • โครงสร้างองค์กรไม่ชัดเจน
  • การจัดแบ่งหน้าที่มีความซ้ำซ้อนไม่เป็นระบบ
  • ขาดหน่วยงานสำคัญที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจ
  • การประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ มีปัญหา

สาเหตุของปัญหาเหล่านี้หากดูไปก็คล้ายๆ กันทุกแห่ง แต่วิธีการในการรับรู้ปัญหา และแก้ปัญหาให้ตรงจุด มีความแตกต่างกันขึ้นอยู่กับวิจารณญาณ และวิธีคิดของผู้บริหารแต่ละองค์กร วิธีคิดและสไตล์การบริหารงานของเจ้าสัวทั้งหลายมีหลากหลายประเภท

สิ่งที่โดดเด่นและแตกต่างกันในองค์กรที่ประสบความสำเร็จในการบริหารและพัฒนาบุคลากรคือ เจ้าของกิจการที่ประสบความสำเร็จจะมีวิธีคิด มุมมอง และการกระทำที่แตกต่างจากองค์กรทั่วไป เขาเหล่านั้นมองว่าปัญหาส่วนใหญ่เกิดจากคน หากจะแก้ไขก็ควรเริ่มแก้ที่คนในองค์กรก่อน เพราะคนเป็ผู้นำพารายได้มาให้กับบริษัท ไม่ใช่เครื่องจักร เงินทุน หรือระบบต่างๆ เพราะคนเป็นผู้ควบคุมเครื่องจักร เป็นผู้บริหารเงินทุนให้เกิดดอกเกิดผล และคนเป็นผู้ดำเนินการให้เป็นไปตามระบบที่วางไว้ เพราะระบบไม่สามารถเดินได้ด้วยตัวมันเอง ทุกระบบในองค์กรจึงวัดกันที่คุณภาพของคนในองค์กรทั้งสิ้น

สาเหตุที่นัก HR ต้องพัฒนาตัวเองให้เป็น HR แบบคิดแตก ทำต่าง ก็เพราะว่าการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรต่างๆ ในปัจจุบันแตกต่างเป็นอย่างมากกับในอดีต เพราะปัจจัยต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นปัจจัยภายในองค์กรเอง เช่น ผู้บริหาร โครงสร้างการบริหาร ตลอดจนตัวบุคลากรภายในองค์กรที่เปลี่ยนแปลงไป มีความหลากหลายมากขึ้น รวมทั้งปัจจัยภายนอกก็เปลี่ยนแปลงไปมากเช่นกันทั้งสภาพการแข่งขันทางธุรกิจ ภาวะเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง

สรุป

หากต้องการวัดผลสัมฤทธิ์ขององค์กร น่าจะวัดที่ศักยภาพของในองค์กรก่อนเป็นอันดับแรก หลายองค์กรยังคิดว่าการพัฒนาองค์กร (Organization Development) เป็นสิ่งที่สิ้นเปลืองงบประมาณ สู้ใช้งบประมาณไปทำเรื่องอื่น ๆ ที่จับต้องได้วัดผลได้จะดีกว่า เมื่อเป็นเช่นนี้การเล็งเห็นความจำเป็นที่ต้องสังคายนาระบบงาน HR จึงไม่เกิดขึ้น กว่าจะเห็นปัญหาดังตัวอย่างที่ยกมาข้างตนก็ต่อเมื่อปัญหาเรื่องคนนั้นเรื้อรังไปมากจนยากที่จะเยียวยาแก้ไข ซึ่งกว่าจะเห็นผลลัพธ์จะยิ่งต้องใช้เวลานานมากกว่าเดิม จึงควรลุกขึ้นมาปรับปรุงระบบ HR เสียแต่เนิ่น ๆ ก่อนปัญหาเรื่องคนจะบานปลายออกไปและส่งผลกระทบต่อธุรกิจอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ “BeeHR บริหารพนักงานออนไลน์”