การทำงานและการบริหารให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในทีมนั้นมองเห็นทิศทางและเป้าหมายในการทำงานอย่างชัดเจนมากขึ้น
การบริหารงานนั้นต้องใช้หลักการและแนวคิดที่ชัดเจนในการถ่ายทอดไปยังลูกน้องได้ เพื่อให้ทุกคนในทีมนั้นได้เดินหน้าต่อไปพร้อมกัน และทำให้งานบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยการสร้างระเบียบให้เป็นระบบที่สามารถใช้ให้เกิดผลทุกวัน หัวหน้างานอาจต้องวาง Timeline การทำงานให้รัดกุมแต่ยืดหยุ่นได้ เมื่อมีเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้น
โปรแกรมเงินเดือน BeeHR ช่วยจัดการเงินเดือนให้คุณ ไม่ต้องกลัวว่าเงินเดือนนี้จะสะดุดหรือล่าช้า
ทดลองใช้งานฟรีได้แล้ววันนี้ !!! โทร. 02-551-2097 ต่อ 601
Timeline การทำงานของเรา
การทำให้พนักงานมีความสุขนั้นมีวิธีการหลากหลายที่ไม่ใช่แค่การขึ้นเงินเดือน หรือให้โบนัสก้อนโต สำหรับบริษัทเล็กๆ ที่ไม่ได้มีกำไรมากนัก จะทำอย่างไรให้พนักงานมีความสุขและไม่คิดลาออกแม้จะได้เงินไม่เยอะก็ตาม BeeHR มีวิธีการทำให้พนักงานมีความสุขกันเลยค่ะ
- วางแผนการทำงานในแต่ละวัน (ก่อนเข้างาน)
ให้เรามองภาพรวมว่า วันนี้มีงานไหนที่สำคัญที่ต้องส่งบ้าง งานไหนบ้างที่ต้องส่งอย่างเร่งด่วน และควรมอบหมายงานให้ลูกน้องคนไหนในทีม เพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่นที่สุด ตรวจสอบอุปกรณ์ที่ต้องใช้งานต่าง ๆ และตารางการทำงานให้ละเอียดและรอบคอบที่สุด
- กระตุ้นลูกน้องพร้อมมอบหมายงาน (เริ่มงานช่วงเช้า)
ควรมีการกำหนดให้ตอนเช้ามีประชุมกันย่อย ๆ ภายในทีม เพื่อสรุปงานที่ทำเมื่อวาน และให้ลูกน้องส่งลิสต์งานที่ต้องทำประจำวัน เพื่อที่หัวหน้าจะได้มอบหมายงานใหม่ให้ได้ถูกคนมากที่สุด ถ้าเป็นงานชิ้นใหม่ ต้องใส่ใจขั้นตอนของการอธิบายงาน เพื่อควบคุมคุณภาพของการทำงาน และลดความผิดพลาด รวมไปถึงกำหนดเวลาส่งงานให้พนักงานทุกคนทราบโดยพร้อมเพรียง ส่งผลให้ทีมงานจัดสรรแบ่งปันเวลาในการทำงานแต่ละชิ้นให้มีความสมดุลมากยิ่งขึ้น
- ติดตามงานที่มอบหมาย (ช่วงบ่าย)
สอบถามความคืบหน้าจากลูกน้องในทีมถึงงานที่พวกเขาทำในแต่ละวันว่ามีติดขัดตรงไหน ต้องการคำปรึกษาอะไรเป็นพิเศษหรือเปล่า เพราะอาจจะมีลูกน้องบางคนที่ชอบแก้ไขปัญหาด้วยตนเอง แต่ถ้าหัวหน้ายื่นมือเข้าไปช่วย ก็จะทำให้งานเป็นไปได้อย่างราบรื่น และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น หรือถ้าลูกน้องยังไม่เข้าใจกับ Process ในการทำงานที่ชัดเจนมากนัก ให้อธิบายพร้อมยกตัวอย่างการทำงานให้เห็นภาพ
- ตรวจสอบงานในแต่ละวัน และหาหนทางแก้ไข (ก่อนเลิกงาน)
เมื่อลูกน้องส่งงานที่ต้องทำในแต่ละวันแล้ว หัวหน้าควรตรวจสอบอย่างละเอียดที่สุด ถ้ามีข้อผิดพลาด หรือจุดที่ต้องแก้ไขจะได้บอกให้ลูกน้องแก้ไขได้ทันการ หรือถ้าเกิดเหตุสุดวิสัย เช่น ลูกค้าเปลี่ยนแผน อุปกรณ์การทำงานไม่เพียงพอ ก็มาร่วมกันประชุมกันหาทางแก้ไขต่อไป หารือกับทีมที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เสียเวลาไปกับการแก้ไขปัญหาให้น้อยที่สุด และเหลือเวลาลงมือทำให้มากกว่า
- จดบันทึกการทำงานประจำวัน (เลิกงาน)
หลังเลิกงานให้บันทึกทุกครั้งว่า วันนี้เราทำงานอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง ลูกน้องส่งงานชิ้นไหนบ้าง มีอุปสรรคหรือปัญหาอะไร งานแต่ละชิ้นมีผลลัพธ์อะไรบ้าง และเรียนรู้จากการทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้การวางแผนการทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้การวางแผนการทำงานในวันพรุ่งนี้ได้ง่ายขึ้น หากมีเวลาลิสต์รายการงานที่จะมอบหมายให้ลูกน้องในวันรุ่งขึ้นล่วงหน้าได้เช่นกัน
อย่างไรก็ดี หากมี Timeline ในการเลิกงานแล้ว ขอเสริมแนวคิด PDCA สสำหรับการทำงาน เพื่อให้การบริหารงานของหัวหน้าทุกคนมีประสิทธิภาพได้มากขึ้นไปกว่าเดิม
แนวคิด PDCA สำหรับการบริหารงาน
PDCA คือ วงจรการบริหารงานคุณภาพ ย่อมากจากคำว่า Plan, Do, Check, และ Act ซึ่งวงจร PDCA สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้ในทุกๆ เรื่อง นับตั้งแต่กิจกรรมส่วนตัว อย่างการเดินทางไปทำงานในแต่ละวัน การตั้งเป้าหมายชีวิต การดำเนินงานในระดับบริษัท เป็นต้น โดยมีรายละเอียด ดังนี้
- P = Plan (ขั้นตอนการวางแผน)
วางแผนการทำงานอย่างรอบคอบในทุกเช้า และให้ลูกน้องมีส่วนร่วมในการคิดเพื่อนำไปปฏิบัติกันได้อย่างพร้อมเพรียง และสร้างการรับรู้ถึงปัญหาของงานแต่ละชิ้นเพื่อนำไปสู่การแก้ไขปัญหาร่วมกัน
- D = Do ขั้นตอนการปฏิบัติ (ขั้นตอนการปฏิบัติ)
เมื่อวางแผนแล้ว ต่างลงมือทำงานในส่วนของตัวเองตามระบบที่ได้วางเอาไว้เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ร่วมกัน แต่ถ้าการทำงานไม่ได้เป็นไปอย่างที่คิด ก็มานั่งคิดกันใหม่ว่าควรจะทำยังไงกันต่อไปเพื่อให้การทำงานนั้นเป็นไปอย่างราบรื่น ไร้ปัญหา
- C = Check (ขั้นตอนการตรวจสอบ)
หัวหน้างานควรตรวจสอบการทำงานของลูกน้องเป็นระยะ อาจจะเป็นช่วงบ่าย หรือช่วงเย็นก่อนที่จะเลิกงาน เพื่อให้มั่นใจว่าลูกน้องไม่มีอะไรติดขัด หรือปัญหาระหว่างการดำเนินงาน เพื่อที่จะได้ทำการแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที ดังนั้นการที่หัวหน้านั้นลงไปดูการทำงานที่หน้างานเป็นวิธีที่สุดสำหรับการทำงานเป็นทีม
- A = Action ขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสม (ขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสม)
เมื่อเกิดปัญหาหลังจากการตรวจสอบ หัวหน้าควรเริ่มทำการปฏิบัติการในการแก้ไขปัญหาแบบทันท่วงที แม้ปัญหาที่พบอาจเป็นเพียงปัญหาเล็กน้อย แต่ถ้าปัญหานั้นถูกปล่อยทิ้งไว้อาจจะสะสมไว้กลายเป็นปัญหาเรื้อรัง หัวหน้างานควรสร้างมาตราฐานให้ทุกคนรับรู้ และรีบแก้ไขปัญหาแบบทันที
การทำงานที่ต้องร่วมกันมาพร้อมกับการสื่อสารที่ดี หัวหน้างานควรสร้างหรือตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนในการมอบหมายงานให้ลูกน้อง หลังจากงานที่มอบหมายนั้นสำเร็จเรียบร้อยแล้วก็เขียนรายงานออกมาว่า แต่ละงานนั้นผลลัพธ์เป็นอย่างไร
สนใจโปรแกรมเงินเดือน BeeHR
ประโยชน์ของ PDCA
- การวางแผนก่อนปฏิบัติงาน จะทำให้เกิดความพร้อมเมื่อได้ปฏิบัติงานจริง การวางแผนการปฏิบัติงานควรวางให้ครบ 4 ขั้นตอน ดังนี้
- ขั้นตอนการศึกษา คือ การวางแผนศึกษาข้อมูล วิธีการ ความต้องการของตลาด ข้อมูลด้านวัตถุดิบ ด้านทรัพยากรที่มีอยู่ หรือเงินทุน
- ขั้นตอนการเตรียมงาน คือ การวางแผนการเตรียมสถานที่ การออกแบบผลิตภัณฑ์ ความพร้อมของพนักงาน อุปกรณื เครื่องจักร วัตถุดิบ
- ขั้นตอนการดำเนินงาน คือ การวางแผนแนวทางการปฏิบัติงานของแต่ละส่วน แต่ละฝ่าย เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย
- ขั้นตอนการประเมินผล คือ การวางแผนหรือเตรียมการประเมินผลผลอย่างเป็นระบบ เช่น ประเมินจากยอดการจำหน่าย ประเมินจากการติชมของลูกค้า เพื่อให้ได้ผลการประเมินที่เที่ยงตรง
- การปฏิบัติงานตามแผนงาน ทำให้เราทราบขั้นตอน วิธีการ และสามารถเตรียมงานล่วงหน้าหรือทราบอุปสรรคล่วงหน้าด้วย ดังนั้น การปฏิบัติงานก็จะเกิดความราบรื่น และเรียบร้อย นำไปสู่เป้าหมายที่ได้กำหนดไว้
- การปรับปรุวแก้ไข ข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนใดก็ตาม เมื่อมีการปรับปรุงแก้ไขคุณภาพก็จะเกิดขึ้น ดังนั้น วงจร PDCA จึงเรียกว่า วงจรบริหารงานคุณภาพ
- การตรวจสอบ ให้ได้ผลที่เที่ยงตรงเชื่อถือได้ ประกอบด้วย
- ตรวจสอบจากเป้าหมายที่กำหนดไว้
- มีเครื่องมือที่เชื่อถือได้
- มีเกณฑ์การตรวจสอบที่ชัดเจน
- มีกำหนดเวลาการตรวจสอบที่แน่นอน
- บุคลากรที่ทำการตรวจสอบต้องได้รับการยอมรับจากทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เมื่อการตรวจสอบได้รับการยอมรับ การปฏิบัติงานขั้นต่อไปก็ดำเนินงานต่อไปได้
สรุป
การสร้าง Timeline เป็นการสร้างระเบียบการทำงานให้เป็นไปอย่างมีระบบมากขึ้น เพื่อให้ทุกคนในทีมได้เข้าใจเป้าหมายการทำงานไปในทิศทางเดียวกันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการวางแผน การมอบหมายงาน การติดตามงาน หรือแม้แต่การแก้ไขปัญหา ถ้าทำให้เป็นนิสัยในการทำงานทุกวัน คุณมีระเบียบวินัยการทำงานที่ดีแล้วค่ะ
เพิ่มเพื่อน .. เพื่อติดตามข่าวสารของเรา
