การทำงานและการบริหารให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในทีมนั้นมองเห็นทิศทางและเป้าหมายในการทำงานอย่างชัดเจนมากขึ้น

การบริหารงานนั้นต้องใช้หลักการและแนวคิดที่ชัดเจนในการถ่ายทอดไปยังลูกน้องได้ เพื่อให้ทุกคนในทีมนั้นได้เดินหน้าต่อไปพร้อมกัน และทำให้งานบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยการสร้างระเบียบให้เป็นระบบที่สามารถใช้ให้เกิดผลทุกวัน หัวหน้างานอาจต้องวาง Timeline การทำงานให้รัดกุมแต่ยืดหยุ่นได้ เมื่อมีเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้น

โปรแกรมลงเวลาทำงานออนไลน์ BeeHR
ทดลองใช้งานฟรีได้แล้ววันนี้ !!! โทร. 02-551-2097 ต่อ 601

Timeline การทำงานของเรา

การทำให้พนักงานมีความสุขนั้นมีวิธีการหลากหลายที่ไม่ใช่แค่การขึ้นเงินเดือน หรือให้โบนัสก้อนโต สำหรับบริษัทเล็กๆ ที่ไม่ได้มีกำไรมากนัก จะทำอย่างไรให้พนักงานมีความสุขและไม่คิดลาออกแม้จะได้เงินไม่เยอะก็ตาม BeeHR มีวิธีการทำให้พนักงานมีความสุขกันเลยค่ะ

  1. วางแผนการทำงานในแต่ละวัน (ก่อนเข้างาน)

ให้เรามองภาพรวมว่า วันนี้มีงานไหนที่สำคัญที่ต้องส่งบ้าง งานไหนบ้างที่ต้องส่งอย่างเร่งด่วน และควรมอบหมายงานให้ลูกน้องคนไหนในทีม เพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่นที่สุด ตรวจสอบอุปกรณ์ที่ต้องใช้งานต่าง ๆ และตารางการทำงานให้ละเอียดและรอบคอบที่สุด

  1. กระตุ้นลูกน้องพร้อมมอบหมายงาน (เริ่มงานช่วงเช้า)

ควรมีการกำหนดให้ตอนเช้ามีประชุมกันย่อย ๆ ภายในทีม เพื่อสรุปงานที่ทำเมื่อวาน และให้ลูกน้องส่งลิสต์งานที่ต้องทำประจำวัน เพื่อที่หัวหน้าจะได้มอบหมายงานใหม่ให้ได้ถูกคนมากที่สุด ถ้าเป็นงานชิ้นใหม่ ต้องใส่ใจขั้นตอนของการอธิบายงาน เพื่อควบคุมคุณภาพของการทำงาน และลดความผิดพลาด รวมไปถึงกำหนดเวลาส่งงานให้พนักงานทุกคนทราบโดยพร้อมเพรียง ส่งผลให้ทีมงานจัดสรรแบ่งปันเวลาในการทำงานแต่ละชิ้นให้มีความสมดุลมากยิ่งขึ้น

  1. ติดตามงานที่มอบหมาย (ช่วงบ่าย)

สอบถามความคืบหน้าจากลูกน้องในทีมถึงงานที่พวกเขาทำในแต่ละวันว่ามีติดขัดตรงไหน ต้องการคำปรึกษาอะไรเป็นพิเศษหรือเปล่า เพราะอาจจะมีลูกน้องบางคนที่ชอบแก้ไขปัญหาด้วยตนเอง แต่ถ้าหัวหน้ายื่นมือเข้าไปช่วย ก็จะทำให้งานเป็นไปได้อย่างราบรื่น และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น หรือถ้าลูกน้องยังไม่เข้าใจกับ Process ในการทำงานที่ชัดเจนมากนัก ให้อธิบายพร้อมยกตัวอย่างการทำงานให้เห็นภาพ

  1. ตรวจสอบงานในแต่ละวัน และหาหนทางแก้ไข (ก่อนเลิกงาน)

เมื่อลูกน้องส่งงานที่ต้องทำในแต่ละวันแล้ว หัวหน้าควรตรวจสอบอย่างละเอียดที่สุด ถ้ามีข้อผิดพลาด หรือจุดที่ต้องแก้ไขจะได้บอกให้ลูกน้องแก้ไขได้ทันการ หรือถ้าเกิดเหตุสุดวิสัย เช่น ลูกค้าเปลี่ยนแผน อุปกรณ์การทำงานไม่เพียงพอ ก็มาร่วมกันประชุมกันหาทางแก้ไขต่อไป หารือกับทีมที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เสียเวลาไปกับการแก้ไขปัญหาให้น้อยที่สุด และเหลือเวลาลงมือทำให้มากกว่า

  1. จดบันทึกการทำงานประจำวัน (เลิกงาน)

หลังเลิกงานให้บันทึกทุกครั้งว่า วันนี้เราทำงานอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง ลูกน้องส่งงานชิ้นไหนบ้าง มีอุปสรรคหรือปัญหาอะไร งานแต่ละชิ้นมีผลลัพธ์อะไรบ้าง และเรียนรู้จากการทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้การวางแผนการทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้การวางแผนการทำงานในวันพรุ่งนี้ได้ง่ายขึ้น หากมีเวลาลิสต์รายการงานที่จะมอบหมายให้ลูกน้องในวันรุ่งขึ้นล่วงหน้าได้เช่นกัน

การดำเนินการที่สอดคล้องกับแผนจะเป็นเส้นทางนำไปสู่ความสำเร็จ และบรรลุวัตถุประสงค์ตามเป้าหมายที่วางไว้

อย่างไรก็ดี หากมี Timeline ในการเลิกงานแล้ว ขอเสริมแนวคิด PDCA สสำหรับการทำงาน เพื่อให้การบริหารงานของหัวหน้าทุกคนมีประสิทธิภาพได้มากขึ้นไปกว่าเดิม

แนวคิด PDCA สำหรับการบริหารงาน

PDCA คือ วงจรการบริหารงานคุณภาพ ย่อมากจากคำว่า Plan, Do, Check, และ Act ซึ่งวงจร PDCA สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้ในทุกๆ เรื่อง นับตั้งแต่กิจกรรมส่วนตัว อย่างการเดินทางไปทำงานในแต่ละวัน การตั้งเป้าหมายชีวิต การดำเนินงานในระดับบริษัท เป็นต้น โดยมีรายละเอียด ดังนี้

  1. การวางแผนก่อนปฏิบัติงาน จะทำให้เกิดความพร้อมเมื่อได้ปฏิบัติงานจริง การวางแผนการปฏิบัติงานควรวางให้ครบ 4 ขั้นตอน ดังนี้
  • ขั้นตอนการศึกษา คือ การวางแผนศึกษาข้อมูล วิธีการ ความต้องการของตลาด ข้อมูลด้านวัตถุดิบ ด้านทรัพยากรที่มีอยู่ หรือเงินทุน
  • ขั้นตอนการเตรียมงาน คือ การวางแผนการเตรียมสถานที่ การออกแบบผลิตภัณฑ์ ความพร้อมของพนักงาน อุปกรณื เครื่องจักร วัตถุดิบ
  • ขั้นตอนการดำเนินงาน คือ การวางแผนแนวทางการปฏิบัติงานของแต่ละส่วน แต่ละฝ่าย เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย
  • ขั้นตอนการประเมินผล คือ การวางแผนหรือเตรียมการประเมินผลผลอย่างเป็นระบบ เช่น ประเมินจากยอดการจำหน่าย ประเมินจากการติชมของลูกค้า เพื่อให้ได้ผลการประเมินที่เที่ยงตรง
  1. การปฏิบัติงานตามแผนงาน ทำให้เราทราบขั้นตอน วิธีการ และสามารถเตรียมงานล่วงหน้าหรือทราบอุปสรรคล่วงหน้าด้วย ดังนั้น การปฏิบัติงานก็จะเกิดความราบรื่น และเรียบร้อย นำไปสู่เป้าหมายที่ได้กำหนดไว้
  2. การตรวจสอบ ให้ได้ผลที่เที่ยงตรงเชื่อถือได้ ประกอบด้วย
  •  ตรวจสอบจากเป้าหมายที่กำหนดไว้
  • มีเครื่องมือที่เชื่อถือได้
  • มีเกณฑ์การตรวจสอบที่ชัดเจน
  • มีกำหนดเวลาการตรวจสอบที่แน่นอน
  • บุคลากรที่ทำการตรวจสอบต้องได้รับการยอมรับจากทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เมื่อการตรวจสอบได้รับการยอมรับ การปฏิบัติงานขั้นต่อไปก็ดำเนินงานต่อไปได้
  1. การปรับปรุวแก้ไข ข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนใดก็ตาม เมื่อมีการปรับปรุงแก้ไขคุณภาพก็จะเกิดขึ้น ดังนั้น วงจร PDCA จึงเรียกว่า วงจรบริหารงานคุณภาพ

สนใจโปรแกรม HR ดูรายละเอียดเพิ่มเติม คลิกที่นี้!

สรุป

การสร้าง Timeline เป็นการสร้างระเบียบการทำงานให้เป็นไปอย่างมีระบบมากขึ้น เพื่อให้ทุกคนในทีมได้เข้าใจเป้าหมายการทำงานไปในทิศทางเดียวกันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการวางแผน การมอบหมายงาน การติดตามงาน หรือแม้แต่การแก้ไขปัญหา ถ้าทำให้เป็นนิสัยในการทำงานทุกวัน คุณมีระเบียบวินัยการทำงานที่ดีแล้วค่ะ