โปรแกรมเงินเดือน BeeHR เหมาะกับองค์กรของคุณอย่างไร ?

อีกส่วนหนึ่งของโปรแกรมลงเวลาทำงานที่เป็นข้อมูลที่จำเป็นคือ การรู้แน่ชัดว่า พนักงานที่เราระบุตัวตนเอาไว้ได้เข้ามายังสถานที่ที่กำหนดตกลงในการทำงานกัน ตามเวลาเข้าออกงานได้ตกลงในสัญญาจ้างงานกันเอาไว้ เว้นแต่มีการปรับเปลี่ยนในภายหลังหรือตามสถานการณ์ซึ่งจะต้องมีหนังสือแจ้งระบุเอาไว้ให้ชัดเจนเพื่อประโยชน์ทั้งสองฝ่าย ทั้งพนักงาน และ นายจ้างหรือองค์กรที่ว่าจ้างนั้น โดยการระบุสถานที่ได้นั้นมีแนวคิดแบ่งเป็นสองประเภท คือ การใช้ Software หรือระบบ เป็นตัวกำหนดสถานที่เข้าออกงาน และ การใช้ Hardware เป็นตัวรู้กำหนดสถานที่เข้าออกงาน

ตัวอย่างที่เข้าใจได้ง่ายคือ การที่เรามี Hardware ที่ติดตั้งเอาไว้ประจำหรือยึดติดกับสถานที่ใดสถานที่หนึ่ง ข้อมูลเวลา และ การระบุตัวของพนักงานนั้น จะถือได้ว่า มีการเข้าออกงานตามสถานที่ที่อุปกรณ์ที่เป็น Hardware มีการยึดติดตั้งไว้ ทั้งนี้ เรามักจะเห็น “การยึดติดตั้ง” กับกำแพงผนังของเครื่องอ่านลายนิ้วมือหรือเครื่องอ่านกล้องต่างๆ เพื่อไม่สามารถโยกย้ายเปลี่ยนแปลงสถานที่ของการใช้อุปกรณ์ได้ ทำให้องค์กรจำเป็นต้องยึดติดเครื่องหรืออุปกรณ์ต่างๆ เอาไว้กับสถานที่เอาไว้อย่างแน่นหนาที่สุด

กรณีที่เกิดขึ้นหากไม่ได้มีการยึดติดอุปกรณ์เอาไว้ให้ดีเพียงพอ คือ การที่่พนักงานสามารถยก หรือ ถอดอุปกรณ์ต่างๆ เหล่านั้นนำกลับมาเพื่อไปแสกนบันทึกเวลาออกงาน เพื่อให้ได้ OT ในการทำงานได้ และสามารถนำกลับมาวางคืนในได้ในเวลาเช้า ทำให้ข้อมูลที่ได้ผ่านระบบหรือเครื่องอ่านแบบนี้ มีความ “ไม่จริง” ไม่ถูกต้องตามความจริงได้ในที่สุด เพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าว แม้พนักงานจะไม่สามารถคิดถึงประเด็นเหล่านี้ได้ แต่นี่่เป็นกรณีที่เกิดขึ้นแล้ว จากประสบการณ์การใช้เครื่องประเภท Hardware แล้วไม่ติดตั้งยึดจับกับสถานที่ให้หนาแน่นเพียงพอ จะทำให้เกิดแรงจูงในการกระทำผิดนี้ได้

สำหรับการใช้ Software เพื่อการระบุสถานที่นั้น ในตลาดระบบลงเวลา จะมีเทคนิคหลากหลายในการระบุตำแหน่งสถานที่ โดยบทความนี้จะแยกประเด็นแต่ละเทคนิคการยืนยันสถานที่เป็นหัวข้อย่อยต่อไปนี้

การใช้พิกัดสถานที่เป็นตัวกำหนดสถานที่ของระบบลงเวลาทำงาน : หลักการของการใช้พิกัดสถานที่เป็นตัวกำหนดสถานที่นั้น ทำได้โดยให้พนักงานบันทึกเข้าออกงานด้วยมือถือแล้ว ระบบหลังบ้านได้มีการกำหนดพิกัดและรัศมีของสถานที่เอาไว้ ถ้าหากว่าพนักงานทำการบันทึกเวลาเข้าหรือออกการทำงาน แล้วพบว่าอยู่ในรัศมีของพิกัด เราจะถือได้ว่าพนักงานคนดังกล่าวนั้น ถึงสถานที่ทำงานนั้นแล้ว ซึ่งการใช้พิกัดสถานที่ในการระบุตำแหน่งของพนักงานนั้น จะเหมาะกับพนักงาน PC หรือพนักงานที่ไปทำงาน ณ สถานที่ที่มิใช่ทรัพย์สินอาคารขององค์กรของตน หรือไม่สามารถใช้วิธีการอื่น (ด้านล่าง) ในการระบุตัวตนของสถานที่ได้

การใช้พิกัด GPS ใช้ระบบ GPS ในตัวสมาร์ทโฟนระบุตำแหน่งที่ตั้งการลงเวลาเข้า – ออกงาน พร้อมทั้ง Location อ้างอิง ตามพิกัดที่กำหนด โดยกำหนดรัศมีวงรอบในการลงเวลา กำหนดรัศมีวงรอบในการระบุพิกัดลงเวลาทำงานได้ มีความแม่นยำสูง

การใช้ป้าย QR CODE ประจำสถานที่ของระบบลงเวลาทำงาน :  ลักษณะของการบันทึกด้วยป้ายคิวอาร์โค้ดประจำสถานที่นั้นแท้ที่จริงแล้วหลักการก็เหมือนกับพิกัด เพราะ เนื่องด้วยการตรวจสอบนั้นจะกระทำโดยตรวจว่าการบันทึกเวลาเข้าออกงานนั้นเกิดขึ้นในพิกัดตามที่ QR CODE สถานที่ได้มีการระบุเอาไว้หรือไม่ หากพบว่าพนักงานแสกนป้ายคิวอาร์โค้ดสถานที่ แล้วพบว่า พิกัดมือถือของตนเองนั้นห่างเกิดกว่ารัศมีที่กำหนดไว้ในการลงเวลาประจำสถานที่นั้นจะไม่สามารถบันทึกเวลาของพนักงานได้

การใช้สัญญาณไร้สายอื่นๆ ในการระบุสถานที่ของระบบลงเวลาทำงาน : สัญญาณไร้สายในปัจจุบันเพื่อยืนยันตำแหน่งของสถานที่คือ สัญญาณ Beacon ข้อดีของการใช้สัญญาณไร้สายคือ จะไม่ได้พึ่งพาพิกัดแต่เพียงอย่างเดียว และเป็นการปรับลดระยะของรัศมีของพื้นที่ที่สามารถให้บันทึกลงเวลาได้ เช่น สามารถกำหนดได้ว่า ต้องได้รับสัญญาณที่ปล่อยที่ห้องประชุม 1 เท่านั้นถึงจะบันทึกเวลาเข้าออกได้ เป็นต้น