ในปัจจุบันมีโปรแกรมเงินเดือน และแอพพลิเคชั่นต่าง ๆ ที่สามารถออกสลิปเงินเดือนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payslip) ที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือฝ่าย HR ที่ไม่ต้องคอยพิมพ์เอกสารออกมาแจกพนักงานทีละคน ลดความเสี่ยงที่พนักงานคนอื่น ๆ จะทราบข้อมูลที่ไม่ใช่ของตัวเอง อีกทั้งยังมีพนักงานยังสามารถเข้าไปดูสลิปเงินเดือนได้ง่ายขึ้น ผ่านทางอีเมลของตนเอง หรือทางระบบที่บริษัทได้จัดตั้งไว้ ซึ่งหลาย ๆ ธนาคารก็ให้การยอมรับสลิปเงินเดือนในรูปแบบนี้
สลิปเงินเดือน คือ เอกสารที่บริษัท หรือหน่วยงานออกให้เพื่อแสดงรายได้สุทธิที่พนักงานแต่ละคนได้รับในแต่ละเดือน โดยในสลิปเงินเดือนจะแจกแจงทั้งส่วนที่เป็นรายรับของพนักงานคนนั้น ๆ เช่น เงินเดือน คอมมิชชัน โบนัส ค่าทำงานล่วงเวลา หรือโอที (OT) และค่าใช้จ่ายรายการอื่น ๆ ที่ถูกหักออกไปจากเงินเดือน เช่น หักภาษี ณ ที่จ่าย เงินสมทบกองทุน ประกันสังคม เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น
หนังสือรับรองเงินเดือน หรือใบรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) คือเอกสารที่เป็นหลักฐานยืนยันว่าพนักงานคนนั้นทำงานที่องค์กรไหน ตำแหน่งอะไร รายได้เท่าไหร่ วันที่เริ่มงาน มีอายุงานกี่ปี แต่จะไม่ได้แสดงรายรับ และรายการหักโดยละเอียดเหมือนกับสลิปเงินเดือน
โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ BeeHR
ทดลองใช้งานฟรีได้แล้ววันนี้ !!! โทร. 02-551-2097 ต่อ 601
รายละเอียดสำคัญที่ต้องมีในสลิปเงินเดือน
ในสลิปเงินเดือน ต้องมีข้อมูลที่สำคัญ ที่บอกทุกอย่างเกี่ยวกับรายได้ของพนักงาน เพื่อความถูกต้อง และนำไปใช้งานทางการเงินได้ ประกอบไปด้วย
- ชื่อเอกสาร ที่ระบุว่าเป็นสลิปเงินเดือน (Pay Slip)
- ข้อมูลบริษัท แสดงชื่อบริษัท และที่อยู่ของบริษัทที่สามารถติดต่อได้
- ข้อมูลพนักงาน ที่ประกอบด้วย รหัสพนักงาน ชื่อพนักงาน ตำแหน่ง แผนก
- รอบ หรือระยะเวลาของการชำระเงิน เช่น รอบเดือนตุลาคม 2564 หรือระบุเป็นช่วงระยะเวลาที่จ่ายเงิน เช่น สำหรับวันที่ 1-31 ตุลาคม 2564 เป็นต้น
- วันเดือนปีที่ทำการจ่ายเงินเดือน
- ที่มาของแหล่งรายได้ทั้งหมดของพนักงาน ประกอบไปด้วย เงินเดือน ค่าคอมมิชชัน ค่าตำแหน่ง โบนัส ค่าทำงานล่วงเวลา (OT) รายได้พิเศษ ค่ายังชีพ หรือรายได้ประเภทอื่น ๆ ที่พนักงานได้รับจากบริษัท
- ค่าใช้จ่ายรายการอื่น ๆ ที่ถูกหัก ได้แก่ เงินสมทบกองทุนประกันสังคม ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือรายการหักอื่น ๆ ที่บริษัทหักจากเงินของพนักงานออกไป
- ข้อสรุปรายได้สุทธิ ได้แก่ ยอดรายได้หลังรายการหักทั้งหมด เพื่อแสดงรายได้สุทธิที่พนักงานได้รับจริงในงวดการจ่ายนั้น ๆ
รูปแบบของสลิปเงินเดือน
หลาย ๆ คนคงคุ้นเคยกับสลิปเงินเดือนที่มาในรูปแบบกระดาษคาร์บอน และสามารถแกได้ตามรอยปะริมกระดาษซ้ายขวา ซึ่งเป็นรูปแบบสลิปเงินเดือนที่มีมานาน และนิยมใช้ในหลาย ๆ บริษัท ตลอดจนทางธนาคารเองให้ความเชื่อถือในสลิปเงินเดือนแบบที่เป็นกระดาษคาร์บอนนี้
ต่อมาในบางบริษัท โดยเฉพาะบริษัทที่มีขนาดกลาง และขนาดเล็กที่ไม่ต้องการใช้กระดาษคาร์บอน ได้เริ่มมีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบสลิปเงินเดือนให้ออกสลิปได้สะดวก รวดเร็ว และประหยัดมากขึ้น โดยทำการพิมพ์ออกมาในรูปแบบกระดาษ A4 ที่มาจากไฟล์ .PDF
และในปัจจุบันมีโปรแกรมเงินเดือนและแอพพลิเคชั่นต่าง ๆ ที่สามารถออกสลิปเงินเดือน ให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ (e-Payslip) ซึ่งนับเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ HR อย่างมาก เนื่องจากไม่ต้องคอยพิมพ์เอกสารออกมาเพื่อแจกให้พนักงานทีละคน ทั้งช่วยประหยัดกระดาษ ลดความเสี่ยงที่พนักงานคนอื่นจะทราบข้อมูล ไม่สูญหาย อีกทั้งพนักงานยังสามารถเข้าไปดูสลิปเงินเดือนได้ง่ายขึ้น ผ่านทางอีเมลของตนเอง หรือทางระบบที่บริษัทได้จัดตั้งไว้ ซึ่งหลายธนาคารก็ให้การยอมรับสลิปเงินเดือนในรูปแบบนี้
ความสำคัญของสลิปเงินเดือน
- ใช้เป็นเอกสารสำคัญประกอบการพิจารณาในการขอสินเชื่อส่วนบุคคลการกู้ การรีไฟแนนซ์ การสมัครบัตรเครดิต หรือทำธุรกรรมทางการเงินกับธนาคารหรือสถาบันการเงินต่าง ๆ
เหตุผลที่ธนาคารขอสลิปเงินเดือน เพราะสลิปเงินเดือนเป็นเอกสารที่จะช่วยยืนยันว่าเราได้รับเงินเดือนจากบริษัทที่ทำงานด้วยจริง ๆ โดยส่วนใหญ่จะขอรายการเดินบัญชีธนาคารย้อนหลัง (Bank Statement) ร่วมด้วยเพื่อดูประกอบว่ายอดเงินเดือนเข้าตรงกับสลิปเงินเดือนหรือเปล่า
ตัวอย่างสลิปเงินเดือนที่ออกโดยโปแกรมเงินเดือน BeeHR
- ใช้เป็นหลักฐาน และเอกสารประกอบในการสมัครงานกับบริษัทต่าง ๆ เพื่อยืนยันรายได้ และการทำงานจากบริษัทก่อนหน้านี้
บางครั้งเราจำเป็นต้องยื่นสลิปเงินเดือนเพื่อเป็นการยืนยันเงินเดือนก่อนหน้าว่าได้เท่านี้จริง ๆ ส่วนใหญ่ขั้นตอนนี้จะอยู่ในการพิจารณาให้เงินเดือน ดังนั้นเราไม่ควรทิ้งสลิปเงินเดือนทั้งที่เป็นกระดาษคาร์บอน หรือกระดาษ A4 หรือถ้าเกิดบริษัทออกสลิปเงินเดือนเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payslip) ก็ควรทำการดาวน์โหลดเก็บไว้ เผื่อบริษัทลบออกเราจะได้มีสลิปเงินเดือนอยู่
3. ใช้เป็นหลักฐานในการประกอบการยื่นภาษี และการสมทบกองทุนประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพประจำเดือน และประจำปี
สนใจโปรแกรมเงินเดือน BeeHR
โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์
ทดลองใช้งานฟรีได้แล้ววันนี้ !!! โทร. 02-551-2097 ต่อ 601
สรุป
ในยุคดิจิทัลนี้ความรวดเร็ว และความมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องสำคัญ การนำซอฟต์แวร์มาช่วยจัดการงานบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำบัญชี และการจ่ายเงินเดือน จึงเป็นเรื่องที่บริษัทมองข้ามไม่ได้ และควรให้ความสำคัญ
BeeHR มีฟีเจอร์ Bee Payroll จัดการเงินเดือนแบบครบวงจร ดูแลเรื่องเงินเดือนของพนักงานอย่างเต็มรูปแบบ ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน ประกันสังคม ทำสลิปเงินเดือนในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่เข้ารหัสผ่าน รับประกันเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล มั่นใจได้ว่าจะช่วยแบ่งเบางาน HR ในบริษัทมากขึ้นแน่นอน สนใจโปรแกรมสลิปเงินเดือนออนไลน์ โทร. 02-551-2097 ต่อ 601 หรือ คลิกที่นี้ เพื่อทดลองใช้ระบบฟรี
เพิ่มเพื่อน .. เพื่อติดตามข่าวสารของเรา
