ทำไมยังตอกบัตรเข้า-ออกงาน เชื่อว่าพนักงานออฟฟิศหลายคนคงรู้สึกเบื่อหน่ายกับระบบตอกบัตรเข้า-ออกงานของบริษัท แต่ก็มีพนักงานอีกหลายคนที่ชินและเห็นเป็นเรื่องปกติที่ต้องทำกัน
ในขณะที่ก็มีคำถามว่าระบบการตอกบัตรจะทำให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพการทำงานจริงหรือ แล้วจะดีกว่าไหมถ้าเราเปลี่ยนจากระบบการตอกบัตรมาเป็นระบบการลงเวลาทำงานออนนไลน์ที่สะดวกกว่า ง่ายกว่า และช่วยลดภาระงานของ HR ได้มากกว่าเดิม
โปรแกรม HR
ทดลองใช้งานฟรีได้แล้ววันนี้ !!! โทร. 02-551-2097 ต่อ 601
เปลี่ยนระบบตอกบัตรแบบเดิม เป็นระบบลงเวลาทำงานออนไลน์
คำถามที่ว่าทำไมต้องตอกบัตร .. หากมองในมุมขององค์กรก็สามารถจะเข้าเหตุผลขององค์กรได้ไม่ยาก เหตุผลในหลายส่วนที่ว่าทำไมยังต้องมีระบบตอกบัตรกันอยู่ และนี่คือหนึ่งในเหตุผลที่หลากหลายที่องค์กรยังคงจำเป็นต้องมีระบบตอกบัตรเข้า-ออกงานนี้อยู่
1. บันทึกหลักฐานการทำงาน : แน่นอนว่าหลักฐานการทำงานที่ชัดเจนอย่างหนึ่งเลยก็คือ ชั่วโมงการทำงาน การมีระบบตอกบัตรจะช่วยทำให้บริษัทมีหลักฐานในการทำงานของเรา และพนักงานก็มีหลักฐานยืนยันการทำงานของตนเอง และหลักฐานนี้ยังมีประโยชน์ในอีกหลายด้านรวมไปถึงภายนอกขององคกรด้วย อย่างเช่น หลักฐานพนักงานที่ส่งให้หน่วยงานรัฐ หลักฐานการทำงานที่ใช้รองรับการทำธุรกรรมต่าง ๆ เป็นต้น
2. สำหรับประเมินผลงานประจำปี : วินัยในการทำงานสามารถเป็นส่วยหนึ่งในการประเมินผลงานประจำปีได้ รวมไปถึงการประเมินโบนัสปลายปีของพนักงาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งในเกณฑ์สำคัญของการประเมินผลในหลาย ๆ อย่างเลยทีเดียว
3. ควบคุมการทำงานได้ง่าย : ระบบลงเวลาหรือตอกบัตรในการทำงานจะสามารถทำให้การควบคุมการทำงานของพนักงานได้ง่าย ไม่ต้องยุ่งยากกับการจัดการต่าง ๆ ที่ต่างคนต่างทำงานอิสระ
4. สร้างวินัยการทำงานให้กับพนักงาน : เพราะการเข้า-ออกงานเป็นเวลา และยังมีการตอกบัตรเพื่อบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน จะทำให้พนักงานเริ่มงานอย่างพร้อมเพรียง และเลิกงานอย่างเท่าเทียม และสร้างระบบระเบียบการทำงานที่ดี ให้พนักงานรู้จักคุณค่าของเวลา เคารพกฎระเบียบ และสร้างวินัยในการทำงาน
แต่ปัจุบันก็มีหลายบริษัทที่ไม่ได้นำระบบตอกบัตรเข้ามาใช้ โดยเฉพาะบริษัทเล็ก ๆ หรือบริษัทของคนยุคใหม่ที่ให้อิสระกับการทำงาน แค่โฟกัสกับงานเท่านั้น ขอให้ทำงานมีประสิทธิภาพและสามารถส่งงานได้ตามเวลาที่กำหนด
แต่ถึงอย่างไรก็ตามก็ยังมีอีกหลายบริษัทที่ยังคงเห็นว่าระบบการตอกบัตรเข้า-ออกงานยังมีความจำเป็นอยู่ แต่จะเปลี่ยนจากรูปแบบการตอกบัตรแบบเดิม มาใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ที่เรียกว่าระบบลงเวลาทำงานออนไลน์ เข้ามาช่วยแก้ปัญหาที่มาจากการตอกบัตรแบบยุคก่อน
ระบบลงเวลาทำงานออนไลน์ จัดการพนักงานในยุคดิจิตอล
ระบบลงเวลาทำงานออนไลน์กำลังเป็นที่นิยมอย่างมากในการทำงานยุคนี้ เป็นระบบที่รวบรวมงานของ HR มาไว้ในระบบเดียว ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานสำหรับทุกฝ่ายดังนี้
1. ฝ่ายพนักงาน : เพียงแค่พนักงานมีสมาร์โฟนก็สามารถใช้งานระบบลงเวลาทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา เพียงแค่ติดตั้งตัวระบบลงในสมาร์ทโฟน หรือติดตั้งแอพพลิเคชั่นที่บริษัทเลือกใช้ จากนั้นก็ยืนยันตัวตนก่อนการใช้งาน เพื่อบันทึกเวลาทำงานออนไลน์ รวมไปถึงการส่งคำขอต่าง ๆ อย่าง ขอลากิจ ลาป่วย ลาพักร้อน เป็นต้น ก็สามารถทำได้ในระบบเดียว
2. ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (HR) หรือองค์กร : สามารถตรวจสอบข้อมูลการทำงาน การบันทึกเวลาหลักฐานเรื่องการเข้า-ออกงาน ตลอดจนการขาด ลา มา สาย ได้แบบ Real Time สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่
สนใจโปรแกรมเงินเดือน BeeHR
ระบบลงเวลาทำงานออนไลน์ จัดการพนักงานในยุคดิจิตอล
1. ประโยชน์สำหรับพนักงาน
- เมื่อพนักงานต้องออกไปประชุมนอกออฟฟิศ ก็สามารถบันทึกเวลาเข้า-ออกงานได้อย่างสะดวก ไม่ต้องเข้ามาตอกบัตรที่ออฟฟิศก่อนออกไปพบลูกค้าให้เสียเวลา และยังไม่ต้องทำเอกสารมากมายย้อนหลัง เพิ่มงานให้กับฝ่ายบุคคลและองค์กรที่ยุ่งยากขึ้นไปอีก
- เมื่อจำเป็นต้องลาแบบเร่งด่วน ก็ไม่จำเป็นต้องโทรมาแจ้งฝ่ายบุคคล หรือคนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรง สามารถจัดการลาในแอพพลิเคชั่นได้เลย ไม่ต้องทำเอกสารย้อนหลังให้ยุ่งยาก
- กรณีไม่สามารถกลับมาบันทึกเวลาเข้า-ออกงานที่ออฟฟิศได้ เมื่อต้องออกไปพบลูกค้า หรือมีภาระติดพันที่กินเวลาไปแล้วนั้น พนักงานสามารถเข้าแอพพลิเคชั่นเพื่อลงเวลาออกงานได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาโทรแจ้งหรือทำเอกสารย้อนหลัง รวมถึงมีหลักฐานที่ชัดเจนได้ตามการบันทึก ระบุตำแหน่งเพื่อยืนยันตัวตนที่ชัดเจน
2. ประโยชน์สำหรับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ หรือองค์กร
- เมื่อผู้บริหารต้องการข้อมูลแบบเร่งด่วน ก็ไม่ต้องเสียเวลามานั่งค้นหาข้อมูลนาน หรือสรุปข้อมูลกองโต ไม่ต้องแบกเอกสารมากมายให้เหนื่อย สามารถให้โปรแกรมสรุปข้อมูลให้ได้เลย วิเคราะห์ผลได้ง่ายและรวดเร็ว
- ไม่ต้องจัดการกับเอกสารมากมาย ไม่ต้องมีเอกสารให้มากมายวุ่นวาย โดยเฉพาะเอกสารย้อนหลังที่ต้องทำงานย้อนหลัง บางครั้งฝ่าย HR อาจลืม เป็นผลเสียกับการทำงาน และอาจทำให้พนักงานเสียผลประโยชน์ได้
- ได้ข้อมูลที่ล่าสุดตลอดเวลา การบันทึกข้อมูลของพนักงาน โดยตรงนั้นทำให้สามารถเช็คข้อมูลได้แบบ Real Time และข้อมูลถูกต้อง ชัดเจน ทำให้ระบบลงเวลาทำงานออนไลน์นั้นมีประสิทธิภาพมาก
- ไม่ต้องโทรถาม ฝ่ายบุคคลไม่จำเป็นต้องโทรศัพท์สอบถามเป็นรายบุคคล ซึ่งจะเสียเวลา ประหยัดค่าโทรศัพท์ลงไปได้ด้วย และไม่สร้างความหงุดหงิดให้แก่กันและกันด้วย
โปรแกรม HR
ทดลองใช้งานฟรีได้แล้ววันนี้ !!! โทร. 02-551-2097 ต่อ 601
ข้อดีของระบบลงเวลาทำงานออนไลน์
การนำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาประยุกต์ใช้กับการทำงานขององค์กรให้เหมาะสมนั้นจะช่วยให้แต่ละฝใยทำหน้าที่ของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งข้อดีของระบบลงเวลาทำงานออนไลน์นั้นมีมากมายเช่นกัน
1. บริหารจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ว่องไว และสะดวกสบาย
การบันทึกเวลาทำงานในระบบลงเวลาทำงานออนไลน์นั้นจะทำให้การบริหารจัดการข้อมูลเป็นไปแบบอัตโนมัติ โดยเฉาะในเรื่องของการคำนวณต่าง ๆ ตั้งแต่การคำนวณชั่วโมงการทำงาน การคำนวณอัตราเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ นั้นทำได้อย่างรวดเร็ว
2. รวบรวมข้อมูลทุกอย่างไว้ในระบบเดียว
ระบบลงเวลาทำงานออนไลน์สามารถทำได้ทุกอย่างได้ในที่เดียวทั้งในส่วนของพนักงานและในส่วนของฝ่ายบุคคล ทำงานผ่านระบบข้อมูลกลางในระบบฐานข้อมูล หรือผ่านระบบ Cloud ซึ่งเป็นข้อมูลเดียวกัน ไม่ซับซ้อน ไม่ต้องมีข้อมูลหลายแห่ง
3. สะดวกทุกที่ ทุกเวลา
พนักงานตลอดจนฝ่ายบุคคลเอง สามารถเข้าใช้งานระบบลงเวลาทำงานออนไลน์ได้ทุกที่เพื่อบันทึกเวลาทำงานได้ตามจริง ข้อมูลมีความถูกต้องและชัดเจน
4. มีหลักฐานการทำงานที่ชัดเจน
การบันทึกเวลาทำงานผ่านระบบลงเวลาทำงานออนไลน์นั้นยังทำให้ข้อมูลการทำงานชัดเจน แน่นอน ถูกต้อง ทำให้มีหลักฐานการทำงานที่ถูกต้องและใช้งานได้จริง
5. พนักงานสามารถจัดการวันลาได้ด้วยตนเอง
ระบบลงเวลาทำงานออนไลนืจะมีการบอกโควตาวันลาว่าพนักงานแต่ละคน สามารถลาได้กี่วัน เพื่อจัดการวันลาต่าง ๆ ได้ด้วยตนเอง ไม่จำเป็นต้องไปถามฝ่ายบุคคลซ้ำไปซ้ำมาถึงโควตาวันลา หรือสิทธิ์ต่าง ๆ เพราะทุกอย่างจะถูกนำมาคำนวณ และจัดลงในระบบลงเวลาทำงานออนไลน์
6. ประหยัดทั้งงบประมาณ และทรัพยากร
การใช้ระบบลงเวลาทำงานออนไลน์จะช่วยประหยัดทรัพยากรไปได้หลายอย่าง เช่น กระดาษในการบันทึกเอกสาร ซึ่งการประหยัดทรัพยากรนั้นจะส่งไปถึงการประหยัดงบประมาณโดยตรง ไม่ต้องมีงบจัดซื้ออุปกรณ์ให้สิ้นเปลือง หรือค่าซ่อมบำรุงต่าง ๆ ใช้เพียงแค่งบในการซื้อเทคโนโลยีเท่านั้น ซึ่งองค์กรใหญ่จะเห็นผลเรื่องนี้ได้อย่างชัดเจนกว่าองค์ขนาดเล็ก
7. เทคโนโลยีที่ใช้สามารถอัพเดตให้เป็นปัจจุบันได้เสมอ
การอัพเดตเทคโนโลยีตลอดจนสิ่งที่เป็นประโยชน์สมัยใหม่กับซอฟต์แวร์ต่าง ๆ นั้นสามารถทำได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และประหยัดกว่าการอัพเดตฮาร์ดแวร์ ทำให้ระบบลงเวลาทำงานออนไลน์นั้นจะได้รับการอัพเดตให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
สรุป
ในยุคที่การทำงานนั้นมีการเปลี่ยนแปลอยู่ตลอดเวลานั้น ทำให้เกิดการปฏิวัติรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ ในองค์กรมากมาย หนึ่งในนั้นที่กำลังเป็นเทรนด์และป็นนวัตกรรมที่สร้างขึ้นมาเพื่อเอื้อประโยชน์ให้กับพนักงาน ฝ่ายทรัพยากร หรือแม้กระทั่งตัวองค์กรเอง ก็คือระบบลงเวลาทำงานออนไลน์ ทำให้องค์กรสามารถพัฒนาไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานก็เอื้อประโยชน์ที่มีคุณค่าต่อตนเองด้วย การจัดการระบบที่มีประสิทธิภาพ และได้รับการยอมรับตลอดจนการร่วมมือด้วยดีจากทุกฝ่าย จะสร้างศักยภาพการแข่งขันได้อย่างยอดเยี่ยม และนี่ก็นับเป็นตัวอย่างของการนำเอาเทคโนโลยียุคดิจิตอลมาปรับใช้ให้เป็นประโยชน์กับงานบริหารจัดการบุคคลด้วยนั่นเอง
หากคุณกำลังมองหาระบบลงเวลาทำงานออนไลน์ BeeHR เป็นระบบลงเวลาทำงานออนไลน์ที่จัดเก็บข้อมูลทุกอย่างของคุณไว้ในระบบเดียว ครอบคลุมไปจนถึงเรื่องการคำนวณเงินเดือน ทำให้คุณบริหารจัดการได้ง่าย สะดวก รวดเร็วยิ่งขึ้น ไว้ใจให้ BeeHR จัดการงานบุคคลให้คุณ สนใจติดต่อ. 02-551-2097 ต่อ 601 ยินดีให้คำปรึกเกี่ยวกับการจัดการทรัพยกรบุคคลให้กับองค์กรของคุณ
อ่านเพิ่มเติม : Work From Home ได้ด้วยโปรแกรมลงเวลาทำงานออนไลน์
เพิ่มเพื่อน .. เพื่อติดตามข่าวสารของเรา
