ปัจจุบันมีองค์กรหลายๆ องค์กร ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการงานด้าน HR รวมไปถึงช่วยจัดการเงินเดือน และมีหลายองค์กรที่ให้บริการโปรแกรม HR แต่ละที่ แต่ละองค์กรก็จะมีฟังก์ชั่นแตกต่างกันออกไป แต่มีจุดมุ่งหมายเดียวกันก็คือจัดการงาน HR ของคุณได้อย่างครบครัน แต่เราจะมีวิธีเลือกโปรแกรม HR อย่างไรล่ะให้ได้ใจทั้ง HR และพนักงานในองค์กร วันนี้ BeeHR มีวิธีเลือกโปรแกรม HR ให้ตอบโจทย์กับการทำงานของคุณ มาฝากกันค่ะ

มีงานวิจัยหลายชิ้นที่แสดงให้เห็นว่าหากพนักงานมีส่วนรวมกับการจัดการโปรแกรม HR โดยสามารถป้อนข้อมูลของพวกเขาด้วยตัวเองเข้าสู่ระบบได้ ทำให้องค์กรประหยัดเวลาและทรัพยากรที่เกี่ยวกับการจัดการวาน HR ลง ทั้งยังเพิ่มผลผลิตและอัตราการรักษาคนในองค์กรไว้ด้วย เนื่องจากคนทำงานยุคใหม่ไม่เพียงแค่คาดหวัง แต่พวกเขาต้องการเทคโนโลยีที่ทันสมัยในที่ทำงาน

โปรแกรมลงเวลาเข้า – ออกงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้รวดเร็ว
สมัครใช้งานฟรีได้แล้ววันนี้ !!! โทร. 02-551-2097 ต่อ 601

โปรแกรม HR ที่ดีต้องทำอะไรได้บ้าง

โปรแกรม HR เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานสมัยใหม่ที่มุ่งพัฒนาองค์กรให้ก้าวสู่ยุคดิจิตอลอย่างแท้จริง การใช้งานสามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเอง โปรแกรม HR ช่วยลดการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรของคุณ ฟรีเจอร์หลักๆ ที่โปรแกรม HR ต้องมีเลย ก็คือ

  • ฟีเจอร์ช่วยจัดการงานเอกสาร หมดปัญหาเรื่องงานเอกสาร แทนที่การใช้กระดาษด้วยการใช้เอกสารแบบดิจิตอล สะดวกต่อการจัดเก็บและเรียกใช้งานครั้งหน้า โดยไม่ต้องรื้อกองเอกสารออกมา แค่เรียกชื่อไฟล์ภายในไม่กี่คลิก
  • ฟีเจอร์ระบบอัตโนมัติแบบ Real-time ที่ตอบสนองการทำงานในยุคดิจิตอล 4.0 สร้างความสะดวกในการทำงาน รวดเร็ว เพียงปลายนิ้วสัมผัส และยังสามารถทำงานได้ทุกที่ผ่านมือถือ
  • ฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โปรแกรม HR ที่ดีนั้นต้องมีระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ค่อนข้างดีเยี่ยม รัดกุม ให้เรามั่นใจว่าความลับขององค์กรจะเป็นความลับต่อไป
  • ฟีเจอร์การคำนวณ มีระบบคำนวณอัตโนมัติ สามารถคำนวณเงินเดือนจากข้อมูลต่างๆ อาทิ รายได้ รายหัก ผลตอบแทน และออกสลิปเงินเดือนได้จากโปรแกรม HR
  • ฟีเจอร์บันทึกเวลาเข้า-ออกงาน โปรแกรม HR ที่ดีต้องมีระบบลงเวลาเข้า-ออกงาน และต้องมีความแม่นยำ ซึ่งส่วนใหญ่แล้วการลงเวลาเข้า-ออกงาน จะทำการยืนยันเวลางานจาก ระบบ GPS หรือการสแกน QR-code หรือบางที่อาจจะมีการลงเวลาผ่านระบบบลูทูธ หรือแม้กระทั่งอัพโหลดไฟล์สแกนลายนิ้วมือ ก็ยังสามารถทำได้
  • ฟีเจอร์จัดการข้อมูลพนักงาน ในโปรแกรม HR จะมีการบันทึกข้อมูลของพนักงานอยู่แล้ว แต่โปรแกรม HR ที่ดีคือทุกข้อมูลของพนักงานจะได้รับการจัดเก็บให้ง่ายต่อการค้นหาและจัดการ รองรับระบบโครงสร้างขององค์กรได้อย่างดีเยี่ยม พนักงานสามารถจัดการข้อมูลส่วนตัวได้ด้วยตนเอง
  • ฟีเจอร์เกี่ยวกับการจัดการวันลา และคำขอต่างๆ  การส่งคำขอและการอนุมัติคำขอ ส่วนใหญ่จะมีมาให้อยู่แล้วในโปรแกรม HR แทบจะทุกโปรแกรมที่ให้บริการ โปรแกรม HR ที่ดีนั้นต้องมีระบบส่งคำขอและอนุมัติคำขอที่สามารถทำได้ง่าย สะดวก และใช้งานได้ผ่านทางมือถือ และสามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา

โปรแกรม BeeHR ได้ถูกออกแบบให้มีความสามารถในการจัดการงานด้านบริหารทรัพยากรบุคคล รองรับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถจัดการงานที่ซับซ้อน และเป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นสูง ง่ายต่อการติดตั้งและใช้งาน ช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน

เคล็ดลับเพื่อส่งเสริมให้พนักงานใช้งานโปรแกรม HR ภายในองค์กร

  • สร้างนโยบายที่ส่งเสริมการใช้เทคโนโลยีการทำงานผ่านมือถือ

    จากข้อมูลของ Pew Research Center พบว่า 95% ของชาวอเมริกันในปัจจุบันเป็นเจ้าของโทรศัพท์มือถือ 77% เป็นสมาร์ทโฟน แม้ว่าความคิดที่จะใช้สมาร์ทโฟนในที่ทำงานอาจเคยเป็นสิ่งต้องห้าม แต่มันก็ทำให้ผู้คนแก้ปัญหาและมีส่วนร่วมกับผู้อื่น ในขณะที่ทำหน้าที่เป็นตัวกลางที่สมบูรณ์แบบในการนำเสนอเทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคล ตัวอย่างเช่น โปรแกรม HR บันทึกข้อมูลพนักงาน ก็ช่วยให้พนักงานได้รับการอัปเดตที่สำคัญและทำการแก้ไขหรืออัปเดตข้อมูลบนอุปกรณ์ของตน
    การนำพลังในการปรับเปลี่ยนข้อมูลในสถานที่ทำงานที่สำคัญมาไว้ในมือของพนักงานไม่เพียงแต่ช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ HR ไม่อยู่ในตำแหน่งคนกลางทำให้ผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้นมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การริเริ่มเชิงกลยุทธ์ที่สอดคล้องกับองค์กรของคุณ

  • ทิ้งการทำงานด้วยระบบ Manual ไปซะ และยินดีต้อนรับ Digital Transformation

    การเปลี่ยนแปลงทางดิจิตอลได้เข้ามาเปลี่ยนแปลงการทำงานในยุคปัจจุบันจากระบบการทำงานแบบธรรมดาที่คุ้นชิน สู่ระบบการทำงานที่เน้นนวัตกรรม ความสร้างสรรค์มากกว่าเดิม แม่กระแสนี้จะมาแรง แต่หลายองค์กรยังคงยึดหลักความคิดกับการทำงานแบบเดิมๆ ซึ่งในความเป็นจริง การใช้โปรแกรม HR นั้นสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และลดค่าใช้จ่ายในการทำงานแบบ Manual ที่ล้าสมัย

  • ให้พนักงานใหม่เริ่มต้นใช้โปรแกรม HR ตั้งแต่เเรกที่เข้าทำงาน

    การอบรมพนักงานที่เข้ามาทำงานใหม่ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างความประทับใจแรกที่ดีได้ ดังนั้น HR ก็ควรฝึกให้พนักงานใหม่ทำความคุ้นเคยกับการใช้ระบบของบริษัทตั้งแต่ต้น

  • ให้พนักงานได้เข้าถึงข้อมูลได้ด้วยตนเอง

    เมื่อองค์กรยึดติดกับกระบวนการแบบเดิมๆ และป้องกันไม่ให้พนักงานใช้โปรแกรม HR คุณจะเสียเวลา และงบประมาณไปโดยเปล่าประโยชน์ โดย Ernst & Young ซึ่งเป็นหนึ่งในองค์กรบริการระดับชั้นนำของโลกเพิ่งเปิดเผยผลการวิจัยเกี่ยวกับจำนวนเงินที่บริษัทต้องสูญเสียไปเมื่อ HR ทำงานด้วยระบบ Manual เพียงอย่างเดียว ผลการวิจัยเปิดเผยว่า ต้นทุนเฉลี่ยต่อจุดในการป้อนข้อมูลคือ 4.51 ดอลลาร์และกระบวนการแบบ Manual ทั่วไปเช่น การคำนวณผลประโยชน์ของพนักงานและฟอร์มต่างๆ ยิ่งมีค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นไปอีก

สรุป

ซึ่งลองพิจารณาฟังก์ชั่นจากโปรแกรม HR จากนั้นมาลองเปรียบเทียบ การจ้างพนักงานประจำโดยใช้ค่าแรงขั้นต่ำ จำนวน 15,000 บาท/เดือน กับค่าโปรแกรมบริหารงานบุคคลที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายอะไรเลย ว่าการจ้างแบบไหนทำให้คุณได้ปริมาณงานและประสิทธิภาพมากกว่ากัน

แต่ยังไงก็ตามฝ่าย HR นั้นก็ยังคงมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างปฎิเสธไม่ได้ นอกเหนือจากงานเอกสารแล้วฝ่ายบุคคลนั้นก็ยังมีหน้าที่ติดต่อหน่วยงาน บริหารจัดการพนักงานและวางนโยบายบุคคล รวมไปถึงต้องใช้จิตวิทยาในขั้นตอนระหว่างการสรรหาพนักงานและประเมินรายบุคคลอีกด้วย โปรแกรมช่วยบริหารงาน HRTable นั้นก็นับได้ว่าเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่สามารถช่วยแบ่งเบางาน HR ให้กับฝ่ายบุคคลเป็นอย่างมาก ซึ่งจะช่วยให้ฝ่ายบุคคลนั้นทำงานได้อย่างราบรื่น ไม่ต้องจัดการกับงานเอกสารที่วุ่นวาย และมีเวลาโฟกัสที่งานพัฒนาบุคลากรของบริษัทได้มากยิ่งขึ้น